2024 年如何利用律師事務所自動化

準備好為您的律師事務所實施自動化了嗎？以下是律師目前使用自動化的六種主要方式：

什麼是法律工作流程自動化？

法律工作流程自動化使律師事務所能夠有效率地完成日常活動，例如資料輸入、付款跟進和合約起草。這讓律師能夠將注意力集中在需要法律專業知識的更高層級的任務上，從而節省處理流程中非計費任務的時間。

「自動化是節省時間的最佳方式，這意味著自動化可以讓您賺錢，」 Mollaei 律師事務所的 Sam Mollaei 表示。 “自動化程度越高，節省的時間就越多，賺的錢就越多。”

為什麼要自動化重複性任務：對法律專業人員的好處

根據Meritas 的2024 年法律科技調查，超過 50% 的律師事務所計劃增加對文件自動化系統 柬埔寨電話號碼數據 的技術投資。

這是因為法律自動化，包 括文件管理以外的工作流程，具有律師事務所如今已經享有的許多經過驗證的優勢：

• 減少非計費時間造成的收入損失
• 減少手作工作的間接成本
• 防止人為錯誤
• 增強客戶體驗

如何實施律師事務所自動化：六個值得探索的領域

1. 客戶吸收與管理

吸收新的潛在客戶是一個多步驟的過程，會在公司的日常工作中增加幾個小時的非計費工作。

初始階段通常包括將他們的資訊輸入您的 CRM，向您的接收團隊介紹情況，並向您的新潛在  全部 100 客戶發送電子郵件或簡訊更新。完成這些步驟後，您的接收團隊將繼續執行其他低階任務，例如將文件組織到資料夾中以及更新專案管理系統的條目。

透過自動化，絕大多數管理任務都可以在幾分鐘內完成，無需人工操作員操控。

您可以使用Zapier等自動化工具輕鬆建立自動化工作流程，將軟體堆疊中的兩個或多個應用 程式連接在一起。這包括潛在客戶管理工具、預訂軟體、電子郵件行銷平台，甚至法律接聽服務。

其中一個應用程式充當“觸發器”，而其餘應用程式將在滿足您指定的條件時自動執行操作。

為了更了解此流程的工作原理，請查看預先建置的模板，這些模板只需進行一些調整即可部署。

如果您找不到您使用的服務的模板，請隨時使用 Zapier 的拖放工作流程編輯器來變更它們。或者，使用 AI 工具僅使用文字提示即可立即建立適合您需求的工作流程。

2. 文件管理

除了客戶接收流程之外，大量與文件相關的手動流程也可以透過正確的自動化和法律人工智慧工具來簡化。

文件管理是無數律師事務所自動化計畫的重點之一。具有挑戰性的部分是找到可以幫助您  中國新聞 實現特定自動化目標的正確工具。

例如，Zapier 可讓您自動將法律文件上傳到基於雲端的儲存服務、內部訊息應用程式或法律實務管理軟體。

ChatGPT、CoCounsel 和 Diligen 等其他 AI 工具可讓您利用自動化來執行高階任務，包括合約摘要、文件建立和校對。請注意不要明確使用人工智慧或自動化工具進行法律研究。

3. 自動化審核請求

客戶評論是律師事務所可用於行銷的最有效資產之一。它們幫助您提高品牌知名度，增強潛在客戶的信心，並強調您的法律服務中使您在競爭中脫穎而出的方面。

除了 Zapier 這樣的自動化工具之外，自動審核請求還需要兩件事：追蹤客戶狀態更新的 CRM 或專案管理系統以及訊息服務（電子郵件或 SMS）。

例如，在 Zapier 上，您可以設定自動審核請求工作流程，每當客戶的帳單狀態設定為「已付費」時，該工作流程就會透過 Textline 發送簡訊。

提示：請考慮在發送自動審核請求之前新增時間延遲。這將幫助您避免在 24 小時內發送過多電子郵件，這可能會成為您進入垃圾郵件資料夾的單程票。

4. 法律帳單和未付款項的跟進

使用與審核請求相同的自動化工作流程，您還可以向逾期付款的客戶設定自動後續訊息。

這需要一個明確的催收流程——從收債信範本和處理爭議的協議開始。只要不需要您的技能或直接參與，就可以採用自動化。

同樣，您可以使用 Zapier 建立一個自動化工作流程，根據緊急程度發送多個版本的催款信。這些電子郵件可以延遲單獨發送，也可以根據部分付款或付款爭議等操作進行更改。

除了 Zapier 之外，PayPal 和 Stripe 等服務都附有內建工具，可以自動提醒逾期未付的發票。然而，這些工具在條件、管道或實際提醒訊息的可自訂性方面受到限制。

5. 客戶溝通

許多律師事務所投入大量非計費時間與潛在客戶和現有客戶溝通。如果沒有自動化，這可能會導致客戶接收、電子發現和客戶支援等流程出現瓶頸。

請記住，大多數法律客戶都是出於緊迫感。

潛在客戶需要快速、直接的答案，以幫助他們決定您是否是該職位的合適律師。另一方面，現有客戶需要確保您的團隊隨時準備好提供協助。

要自動化客戶通信，您可以使用 Zapier 建立自動化訊息工作流程，或部署智慧聊天機器人來解決潛在客戶的常見問題。

為此，請考慮投資即時聊天軟體，例如：

• 法律機器人
• 史密斯.ai
• 臉書信使

除了聊天機器人和自動訊息之外，還有其他方法可以利用自動化進行客戶通訊。

例如，使用 Whisper Transcription、Sonix 和 Veritone 等人工智慧驅動的工具使轉錄更有效率、更具成本效益。如果您的律師事務所迎合多語言受眾，請使用 Pairphrase、BeringAI 和 DeepL 等工具來自動翻譯客戶導向的資料。

6. 合法行銷自動化

最後，小公司可以使用自動化來達到合法的行銷里程碑，而無需僱用內部行銷團隊。

這涵蓋了廣泛的行銷活動，需要大量的時間和精力，但不需要您的法律專業知識才能有效。

一些例子是：

• 使用電子郵件行銷自動化來設定用於客戶引導或持續潛在客戶培養的電子郵件序列。
• 自動策劃並跨分發管道分享相關內容。
• 在社群媒體上設定與目標受眾最活躍時間一致的自動發佈時間表。
• 透過執行調查或追蹤一段時間內的網站互動來自動進行潛在客戶細分。